Doelen en inhoud van de training
Crew Resource Management (of Team Resource Management) heeft als doel de cognitieve vaardigheden en sociale competenties te versterken om de veiligheid te vergroten. In de luchtvaart zijn teams vaak een gelegenheidscombinatie van mensen die elkaar niet persé kennen, maar wel goed moeten samenwerken. Dus dat betekent dat er een gedeeld kader van regels en handelen moet zijn.
Het doel van TRM is kort gezegd: effectieve en professionele samenwerking, door het stimuleren van teambewustzijn en lerend vermogen. Wanneer teamleden doorhebben dat het team niet goed functioneert hebben zij de professionele ruimte om daarin te interveniëren. Vaak op het niveau van de procedure of het groepsproces. Een uitgangspunt bij Team Resource Management is namelijk is dat het gehele team verantwoordelijk is voor het resultaat én het proces. Niet alleen de leider of voorzitter.
CRM is een actief proces is dat zowel preventief (het voorkomen van onveilige of inefficiënte situaties) als curatief (het beheersen of bestrijden van het incident) werkt. Als we ‘flight crews’ vervangen door ‘teams’ is de definitie universeel. De definitie omschrijft ook een aantal competenties die benodigd zijn: dreigingen signaleren en communiceren, plannen hiertegen ontwikkelen en uitvoeren, fouten herkennen en oplossen of de gevolgen ervan verminderen, samenwerken binnen de eigen groep en met andere groepen en het vaardig omgaan met de technische systemen.
Het leidende besluitvormingsmodel is het BOB-model:
- Beeldvorming,
- Oordeelsvorming
- Besluitvorming.
De teamcompetenties van CRM/TRM zijn:
- Situationeel Bewustzijn
- Besluitvorming
- Communicatie
- Leiderschap
- Teamwork
- Assertiviteit
Situationeel bewustzijn
Eenvoudig gezegd betekent dit: ‘gezamenlijk op dezelfde manier kijken naar de situatie‘. Gezien eenieders perceptie van de situatie verschilt, is het actief reflecteren op de situatie van belang om hier gezamenlijk bewustzijn in op te bouwen. Het is een proces wat beter bekend staat als beeldvorming.
Over beeldvorming wordt vaak tekort gesproken, waardoor feiten en data niet goed worden gedeeld of geanalyseerd. Daarnaast is beeldvorming ook een projectie van een mogelijke toekomst. Dat heet ook wel scenariodenken. Zonder reflectie op realistische ongewenste gevolgen van de huidige situatie is de beeldvorming en dus het situationeel bewustzijn onvolledig.
Besluitvorming
Typerend voor crisisteams is het feit dat wanneer ze worden opgeroepen ze met een achterstand beginnen. Een crisis, calamiteit of ongeval doet zich doorgaans plotseling voor. Het maken van de juiste analyse en keuzes is dan van groot belang. De meest cruciale factor voor het besluitvormingsproces is hoe compleet en accuraat de beeldvorming (situationeel bewustzijn) is.
Gezien mensen meer intuïtief dan rationeel beslissen, is het van belang dat zo veel mogelijk feitelijke informatie wordt verzameld en geverifieerd. Juist het aansturen op bewust en rationeel denken helpt om wel samen tot de gevraagde en optimale oplossingen te komen. Het is verstandig om hier rekening mee te houden en niet te gehaast te werken. Zelfs niet onder tijdsdruk.
Communicatie
Communiceren doen we allemaal maar goed communiceren niet altijd. De complexiteit ervan wordt vaak onderschat en ondergewaardeerd. Misverstanden en onbegrip zijn continu aanwezig met als mogelijke gevolgen: vertraging, conflict en/of wantrouwen.
5 functies voor communicatie in crisisteams:
1) Mensen in het algemeen beoordelen elkaar continue. In een crisisteam, waar de leden op elkaar zijn aangewezen, is dit niet anders. Afkomstig van verschillende organisaties speelt er constant de vraag of de ander te vertrouwen is, of de ander het gezag verdient om namens het team bepaalde besluiten uit te voeren
2) Effectief communiceren is informatie selecteren en deze gericht verspreiden. Goed luisteren is actief willen begrijpen wat de ander zegt. Dat betekent soms doorvragen totdat je het echt begrijpt en niet alleen interpreteert.
3) Het helpt als je weet wat anderen doen en welke informatiebehoefte zij hebben. Een kenmerk van goede onderlinge relaties en een professioneel werkklimaat. Het is van belang om erop te letten dat wederzijdse verwachtingen helder zijn en dat aannames daarin gecontroleerd worden.
4) Het helpt als er bepaalde standaard signaalwoorden zijn die snel de aandacht richten op waar het nodig is. Dat zijn woorden als ongerust, ongemakkelijk en onveilig. Dat maakt het makkelijker voor teamleden om zich uit te drukken.
5) Het effectief communiceren van de interventie op het werkproces, taak/inhoud, de structuur/procedure of de relatie/interactie. Duidelijk maken wat er wordt gewijzigd en hoe dat gaat werken. Teamleden kunnen vragen stellen om iets te verifiëren of stelling nemen en keuzes voorstellen.
Leiderschap
Een leider moet besluiten kunnen en durven nemen, moet assertief zijn, heeft constant een doel voor ogen en is communicatief gezien een talent. Maar… geldt dat niet voor elk teamlid? Leiderschap is binnen de TRM-visie niet voorbehouden aan één persoon, leiderschap wordt gedeeld. Door de complexiteit en het dynamische karakter van crises kan het riskant zijn om alles in één hand te houden.
Goed leiderschap vraagt ook om goed volgerschap. Is iemand een keer leider, dan is hij een andere keer volger. Ook belasting en belastbaarheid spelen hierbij een rol. Hoe iemand zijn leiderschapsrol dus invult of kan invullen verschilt per situatie.
Teamwork
Deze succesfactor heeft alles te maken met of en hoe een team met elkaar samenwerkt en leert. Teamleren is essentieel bij crisismanagement, met name omdat geen enkele crisis hetzelfde is of van tevoren is te voorspellen Adaptiviteit of flexibel aanpassen aan de gegeven situatie is een belangrijke succesfactor. Kwalitatieve inzet van leiderschap, opdrachtanalyse, omgevingsbewustzijn, besluitvorming, assertiviteit en communicatie zijn nodig om veranderingen aan te brengen in de situatie.
Assertiviteit
Iemand die assertief gedrag vertoont communiceert op een duidelijke en doelgerichte manier zonder de relatie met de ander te beschadigen. Als ontvanger toon je assertief gedrag als je weet om te gaan met enerzijds passiviteit en anderzijds agressiviteit. Bij passief gedrag van het team kun je bijvoorbeeld reageren (ook wel interveniëren) vanuit een gezamenlijk belang, om de koers van het team vast te houden of bij te sturen. Gericht op de inhoud en het groepsproces.
De mate waarop iemand assertief gedrag toont is afhankelijk van de omgeving en de status die andere mensen hebben of zich toe-eigenen. De meest belangrijke boodschap om samenwerking te zien als een bewust, bedachtzaam en gericht leerproces. Alleen dan zal je als team excelleren. De training wordt ook gegeven in samenwerking met Southern Sea Aiways. Check www.southernsea.nl